Bijlage 1 Handboek Vervanging Aanvullingen bouwarchief gemeente Oisterwijk 1981-1996

 

Handboek Vervanging Aanvullingen bouwarchief gemeente Oisterwijk 1981-1996

 

1 Inleiding

Tot de meest geraadpleegde gemeentelijke documenten behoren bouwvergunningen met hun bijlagen. Conform de Archiefwet 1995 dienen deze vergunningen na 20 jaar, in verband met de openbaarheid, te zijn overgebracht aan het Regionaal Archief Tilburg (RAT) waarmee de gemeente Oisterwijk een dienstverleningsovereenkomst heeft afgesloten inzake haar statisch archiefbeheer. Daarom is in april 2021 het bouwarchief van Oisterwijk uit de periode 1981-1996 overgebracht naar Tilburg. Dit archief is gedigitaliseerd teneinde directe raadpleging door interne medewerkers, burgers en bedrijven te garanderen. Het bouwarchief is geplaatst in het E-Depot van het RAT waar het duurzaam en veilig is opgeslagen en beheerd.

 

Aan het digitaliseringstraject zijn destijds hoge eisen gesteld mede om de originele analoge archiefbescheiden kunnen te vervangen door hun digitale weergaven. Deze eisen zijn beschreven in het Handboek vervanging bouwarchief gemeente Oisterwijk 1981-1996. Op basis van dit Handboek en een positief advies van de gemeentearchivaris heeft het college van Burgemeester en Wethouders, ook in april 2021, het formele Besluit tot vervanging van het Bouwarchief gemeente Oisterwijk 1981-1996 vastgesteld. Na de overbrenging van het gedigitaliseerde bouwarchief zijn de analoge exemplaren vernietigd.

 

Later bleek van het bouwarchief niet alle dossiers te zijn gedigitaliseerd en overgebracht. Het zijn dossiers die aanvankelijk waren vermist maar later boven water kwamen of dossiers die tijdens het digitaliseringsproces abusievelijk waren uitgeleend. Deze dossiers zijn momenteel opgeslagen in de archiefruimte in Oisterwijk. Omdat ze toch deel uitmaken van het bouwarchief van 1981-1996 is besloten ze in eigen huis te scannen om ze daarna als aanvulling op dit archief wederom in uitsluitend digitale vorm over te brengen. Dit heeft onlangs plaatsgevonden.

 

Om de analoge stukken van deze aanvullende dossiers te kunnen vervangen is opnieuw een positief advies van de gemeentearchivaris nodig. Het verzoek om dit advies wordt met dit handboek aan de archivaris overlegd. Hierin staat beschreven hoe de analoge archiefbescheiden zijn gedigitaliseerd, voorzien zijn van metadata (d.w.z. dossier- en documentregistraties), aan welke technische eisen en kwaliteitseisen de gedigitaliseerde stukken moeten voldoen en hoe hierop is gecontroleerd.

Indien het advies van de archivaris positief is, zal een formeel besluit tot vervanging genomen worden door het college van Burgemeester en Wethouders. De archivaris en het college van Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Brabant worden van dit besluit op de hoogte gebracht.

De dossiers worden na 8 weken na de bestuurlijke afwikkeling van de overbrenging en het vervangingsbesluit vernietigd¹.

 

2 Beschrijving Aanvullingen bouwarchief 1981-1996 gemeente Oisterwijk

De bouwdossiers bevatten documenten die zijn ontvangen of opgemaakt door de vakafdeling van de gemeente Oisterwijk bij de vergunningverlening door het college van burgemeester en wethouders. Het zijn 39 dossiers. Bij deze dossiers is de indeling aanvraag, vergunning, tekeningen en berekeningen consequent aangehouden. De omslagen zijn beduimeld, soms licht beschadigd en niet zuurvrij. De hechtmiddelen zijn evenmin zuurvrij.

Ze waren oorspronkelijk toegankelijk via het dossierregistratiesysteem Asksam dat van 1989 tot 2005 in gebruik was. Deze dossierregistraties zijn midden 2005 geconverteerd naar het DMS Corsa. In 2021 is dit DMS afgesloten en raadpleegbaar gemaakt met het zoekprogramma My Lex.

 

3 Uitzondering op de vervanging

Tot deze bouwdossiers behoren o.a. vergunningen voor gemeentelijke en landelijke monumenten. Deze dossiers vallen buiten de vervanging, omdat het historische objecten betreft waarvan de originele archiefbescheiden altijd bewaard moeten worden. Dat betekent dat er sprake zal zijn van dubbele opslag van die dossiers in het RAT; zowel analoog als digitaal. De betreffende dossiernummers met adressen staan vermeld in Bijlage 3.

 

4 Vervangingsproces

Van ieder dossier zijn de aanvraag en de vergunning samen gescand en zijn de (groot formaat)tekeningen en eventuele berekeningen en rapporten ieder apart gescand.

 

5 Technische eisen scanning

Net als voor het scanproces van het eigenlijke bouwarchief, dat toentertijd werd verricht door het bedrijf GMS, zijn voor het scannen van de aanvullende dossiers de volgende technische eisen gesteld;

• -

  Scannen met behoud van inhoud, vorm en structuur (juiste schaal);

• -

  Scannen in kleur (kleurverlies = informatieverlies);

• -

  Resolutie: 300 dpi, bit diepte 24. Een hogere resolutie is toegestaan en vereist wanneer het

• -

  detailbehoud bij 300 dpi niet zou zijn gewaarborgd;

• -

  Scannen met OCR;

• -

  Scanning met JPEG kleurcompressie, kleurcompressie tot maximaal 70%. Als eindproduct is het

• -

  bestandsformaat PDF-A-1b gevraagd;

• -

  Volledig scannen (aantal papieren bladzijden = aantal digitale bladzijden);

• -

  Dubbelzijdig scannen;

• -

  Blanco pagina’s verwijderen.

6 Kwaliteitseisen

Voor de scans van het eigenlijke bouwarchief golden verder kwaliteitseisen die uiteraard opnieuw van toepassing zijn voor de scans van de onderhavige dossiers;

• -

  Resolutie minimaal 300 dpi tenzij een hogere resolutie is vereist;

• -

  Herkenbaarheid van het kleinste betekenisvolle detail dat op het origineel met het blote oog waarneembaar is en van belang is voor de informatieve waarde;

• -

  Geen ontbrekende scans;

• -

  voor elke scan een unieke bestandsnaam met het dossiernummer;

• -

  Geen incoherentie tussen de beelden en de bestandsnamen;

• -

  De afbeelding moet een natuurlijke weergave zijn t.o.v. het origineel waarbij eveneens de afmetingen moeten kloppen;

• -

  De ligging van het beeld moet correct zijn;

• -

  Het beeld mag niet meer dan 2 graden scheef staan;

• -

  Het beeld is horizontaal gecentreerd en gealigneerd aan het bovenste deel van de kantlijn;

• -

  Randen van de pagina’s moeten zichtbaar zijn;

• -

  Geen zwarte randen als gevolg van uitvulling;

• -

  Geen interferentie zones;

• -

  Geen horizontale en verticale strepen op de scans;

• -

  Geen geometrische vervorming van het beeld;

• -

  Geen halo rond het beeld;

• -

  Voldoende helderheid en contrast;

• -

  Minimaal ruisniveau;

• -

  De tekstzones zijn leesbaar;

• -

  Paginanummers moeten duidelijk vermeld zijn op de scan;

• -

  De document- en dossierregistratie moet corresponderen met de scan.

7 Kwaliteitscontroles.

Alle scans zijn één voor één gecontroleerd op bovenstaande kwaliteitseisen. Uiteraard zijn documenten die niet goed gescand bleken opnieuw gescand.

 

8 Bestandsopbouw

Documenten zijn gescand met de Canon DR-G1100 documentscanner in pdf 1.4 formaat. De tekeningen zijn in pdf 1.3 formaat gescand met de OCE Color Wave 3500 scanner voor grote formaten. Deze scanners worden gewoonlijk gebruikt voor de dagelijkse digitalisering van alle huidige analoge documenten voor plaatsing in het zaaksysteem OneGov.

Iedere bestandsnaam is als volgt opgebouwd; [NL+Gemeentenummer]-[Dossiernummer]-[Documentsoort; aangeduid met A voor Aanvraag en vergunning, B voor tekening en C voor Berekeningen en rapporten]-[volgnummer als in het dossier meerdere van dezelfde documentsoort zitten]

Voorbeeld; tekening nummer 1 uit het dossier met het nummer NL-0824-10007-1373-1421 heeft als bestandsnaam NL-0824-1373-1421-B-1.pdf.²

 

9 Registratieprocedure

De registratie van documenten en dossiers moeten voldoen aan eisen die staan vermeld in de twee losse templates van het RAT die Bijlage 1 van dit Handboek vormen. Ze zijn gebaseerd op het TMLO (Toepassingsprofiel Metadatering Landelijke Overheden). Bijlage 2 laat zien hoe op grond van die templates een Oisterwijks bouwdossier met bijbehorende documenten is gemetadateerd.

 

10 Opname in het E-Depot

Van de scans en metadata is een XML bestand gemaakt waarin de metadata zijn verrijkt met extra technische metadata die nodig zijn voor plaatsing in het E Depot van het RAT. Hiervoor is gebruik gemaakt van de TOPX-Creator, een tool die speciaal hiervoor ontworpen is. Voor die extra metadata, zoals bestandformaat en bestandsomvang, wordt weer verwezen naar de templates in Bijlage 1.

In (datum later invullen) zijn de scans en het XML bestand geplaatst in het E Depot. Met die plaatsing zijn van de pdf 1.3 bestanden extra pdf 1.4 bestanden gemaakt. Het pdf 1.3 formaat wordt n.l. als te raadplegen bestandstype niet door het E Depot geaccepteerd. De oorspronkelijke pdf 1.3 bestanden zijn, samen met de pdf 1.4 bestanden, echter wel opgeslagen. Originele bestanden worden n.l. altijd opgeslagen in het E Depot, ook als worden ze niet geaccepteerd.

 

Bijlage 1 van Handboek vervanging Template van RAT voor metadatering van dossiers en documenten conform het TMLO

 

Bijlage 1 van Handboek vervanging Template van RAT voor metadatering van dossiers en documenten conform het TMLO

 

Bijlage 2 van Handboek vervanging Voorbeeld metadatering van bouwdossier met documenten uit Oisterwijk conform het TMLO

 

Bijlage 2 van Handboek vervanging Voorbeeld metadatering van bouwdossier met documenten uit Oisterwijk conform het TMLO

 

Bijlage 3 van Handboek vervanging Lijst monumentendossiers

 

De gescande bouwdossiers van de gemeentelijke- en rijksmonumenten in Oisterwijk worden zoals vermeld op blz 1 van het handboek niet vervangen. In onderstaande lijst staan de betreffende dossiers vermeld.

 

 

Advies van de gemeentearchivaris over het handboek vervanging van de aanvulling op het bouwvergunningenarchief 1981 t m 1996 van de gemeente Oisterwijk

 

[Deze bijlage kunt u aan de linkerkant onder het kopje ''Externe bijlagen'' als pdf document downloaden.]

 

Inventaris Aanvullingen bouwarchief 10007 gemeente Oisterwijk 1981-1996

 

[Deze bijlage kunt u aan de linkerkant onder het kopje ''Externe bijlagen'' als pdf document downloaden.]

 

Verslaglegging Ingest Bouwvergunningen Gemeente Oisterwijk aanvulling

 

[Deze bijlage kunt u aan de linkerkant onder het kopje ''Externe bijlagen'' als pdf document downloaden.]