Contact met de raad

Berichten die zijn gericht aan de gemeenteraad worden direct op de lijst van ingekomen stukken geplaatst. De inhoud van uw bericht is meteen beschikbaar voor de raads- en commissieleden van de gemeente Oisterwijk, maar niet voor andere personen.

Op het openbare deel van het raadsinformatiesysteem vindt u een overzicht van alle berichten die de gemeenteraad heeft ontvangen. Geïnteresseerden, zoals de pers, kunnen uw bericht bij de griffie opvragen. Berichten aan de gemeenteraad zijn namelijk openbaar, tenzij u dit anders aangeeft. Om uw privacy te beschermen worden persoonlijke gegevens in uw brief door de griffie niet bekend gemaakt. Deze gegevens zijn alleen te zien voor raads- en commissieleden. Als de inhoud van uw bericht alleen voor de leden van de gemeenteraad is bestemd en niet met derden en / of de pers gedeeld mag worden, geef dit dan duidelijk aan in uw begeleidend schrijven. De griffie stuurt uw bericht dan door aan de raadsfracties en plaatst uw bericht niet op de lijst van ingekomen stukken.

Uw bericht komt na ontvangst op de lijst van ingekomen stukken

De inhoud van uw bericht is niet openbaar, maar wel beschikbaar voor de raads- en commissieleden van de gemeente Oisterwijk.

De griffie voegt een behandeladvies toe aan het ingekomen stuk

Dit advies vindt u terug op het overzicht van ingekomen stukken. De gemeenteraad besluit in zijn vergadering of hij dit behandeladvies overneemt, of uw brief op een andere manier af wilt handelen. 

U krijgt altijd een ontvangstbevestiging

Voor e-mails geldt dat u binnen 1 week een ontvangstbevestiging krijgt. Voor brieven kan dit, afhankelijk van de post, iets langer duren. Heeft u geen ontvangstbevestiging gekregen? Neem dan contact op met de griffie. 

De gemeenteraad besluit in zijn vergadering over de behandeling van uw bericht

De gemeenteraad stelt de lijst van ingekomen stukken, en het behandeladvies van deze berichten vast in zijn vergadering. Uw bericht wordt dus niet apart of inhoudelijk behandeld in een raadsvergadering, maar de gemeenteraad besluit wie, op wat voor manier, uw brief in behandeling neemt. Ingekomen berichten worden tot 1 week voor de raadsvergadering op de datum van de eerstvolgende vergadering geplaatst. Omdat de raad iedere 6 weken vergadert, duurt het even voordat de definitieve behandeling van uw bericht bekend is. Uw bericht wordt daarom in eerste instantie opgepakt volgens het behandeladvies. Wijkt het besluit van de raad af met het behandeladvies? Dan krijgt u hierover informatie.

Uw bericht kan worden opgevraagd door andere personen

Op het openbare deel van het raadsinformatiesysteem vindt u een overzicht van de berichten die de gemeenteraad heeft ontvangen. Berichten aan de gemeenteraad zijn openbaar, tenzij u anders aangeeft. Geïnteresseerden zoals de pers kunnen uw bericht bij de griffie opvragen. Om uw privacy te beschermen maakt de griffie uw persoonlijke gegevens niet bekend. Is de inhoud van uw bericht alleen voor de leden van de gemeenteraad bestemd? Geef dit dan duidelijk aan in uw begeleidend schrijven.

Voor kennisgeving aannemen- de gemeenteraad neemt kennis van uw bericht als:

• de inhoud van de brief bedoeld is om de raad te informeren.

Voor behandeling naar college – het college neemt uw bericht in behandeling als: 

• de brief gericht is aan het college en er ook wordt gevraagd om een kopie van de brief aan de gemeenteraad te sturen; 
• de brief gericht is aan de raad, maar het onderwerp van de brief gaat over zaken waar het college over gaat of die het college voor de raad voorbereid. Wanneer een afzender zich ten onrechte tot de raad richt met een verzoek een besluit te nemen, dan wordt uw bericht (op grond van de wet) doorgestuurd naar het bestuursorgaan dat hiertoe wel bevoegd is (meestal is dat het college van burgemeester & wethouders)

Voor advies naar college – uw bericht wordt ter advies voorgelegd aan het college als:

• de brief gericht is aan de raad en de raad wordt gevraagd om een besluit te nemen. Dat kan een aanvraag zijn om jaarstukken goed te keuren, maar ook bijvoorbeeld een bezwaarschrift. Het college wordt gevraagd om een raadsvoorstel voor te bereiden of de raad via een raadsinformatiebrief te informeren over haar advies.

Betrekken bij besluitvorming – de gemeenteraad betrekt uw bericht bij zijn besluitvorming over een onderwerp

• de brief heeft betrekking op een onderwerp dat al op de agenda van een vergadering staat. De brief wordt bij de vergaderstukken op de agenda geplaatst, zodat de gemeenteraad de inhoud van deze brief kan meewegen bij zijn besluitvorming over dit onderwerp.  

Voor behandeling naar agendacommissie – de agendacommissie neemt uw bericht in behandeling als:

• een brief aan de raad is gericht met een verzoek tot agendering van een onderwerp dat ook daadwerkelijk onder de bevoegdheid van de raad valt;
• de griffie inschat dat dit onderwerp geschikt is voor een podium tijdens de raadsontmoeting. De griffie neemt hierover contact op met de afzender;
• een brief vragen aan de gemeenteraad bevat die alleen de raad kan beantwoorden; de beantwoording van deze vragen wordt niet overgelaten aan de fracties, maar vraagt om een gezamenlijke bespreking.

Voor behandeling naar raadsfracties – de raadsfracties nemen uw bericht in behandeling als: 

• de brief vragen bevat aan de raadsleden die alleen zij kunnen beantwoorden; de beantwoording van deze vragen wordt overgelaten aan de fracties. Naar aanleiding van uw bericht kunnen de raadsfracties beslissen om bijvoorbeeld vragen te stellen aan het college, of een motie in te dienen in een raadsvergadering.

Behandeling door griffier – de griffier bekijkt welke wijze van afhandeling passend is als

• de brief niet in 1 van bovenstaande categorieën valt. De griffier bespreekt met de raadsvoorzitter welke manier van afhandeling het beste is.

Bovenstaande procedure geldt niet voor de volgende berichten die zijn gericht aan de gemeenteraad:

• Reclameuitingen;
• Tijdschriften;
• Nieuwsbrieven;
• Uitnodigingen. 

Deze berichten worden afzonderlijk aan de gemeenteraad verstuurd.

Bent u geïnteresseerd in één van de berichten die de gemeenteraad heeft ontvangen? Neem dan contact op met de griffie via griffie@oisterwijk.nl. U ontvangt dan een versie van het bericht zonder persoonsgegevens van de verzender. Hiermee voldoen wij aan de wet Autoriteit Persoonsgegevens (AVG).  

De griffie levert de door u opgevraagde stukken binnen 2 weken aan via e-mail. Is het meer dan 1 stuk? Dan bundelt de griffie de berichten en legt deze voor u ter inzage op het gemeentekantoor. De griffie neemt contact met u op voor het maken van een afspraak.